По законодательству Российской Федерации (Положение по ведению бухучета, пункт 98) предприятия обязаны хранить не менее 5 лет бухгалтерские документы. Это выписки банка, кассовые документы, авансовые отчёты. Документы по личному составу должны храниться 75 лет.
Бухгалтерские документы в большинстве случаев составляют основу архива любой компании. Все должны быть отсортированы и переплетены.
Переплет бухгалтерских документов позволяет:
+ Сэкономить место в архиве примерно на треть
+ Структурировать бухгалтерскую документацию
+ Сократить как минимум вдвое время поиска нужного документа
+ Хранить документы без боязни их порчи и утери ценной информации
+ Долгие годы документы сохраняют отличный внешний вид
Переплёт требуется не только для бухгалтерских документов, но и практически всех важных бумаг компании. В сфере документооборота принято, что все дела, передаваемые в другие организации, должны быть прошиты или переплетены.
В работе бухгалтерии и отдела кадров присутствуют документы, которые необходимо защищать от изъятия или подмены листов: к таким документам относятся журналы регистрации, первичная бухгалтерская документация и отчеты, личные дела и приказы по основной деятельности организаций.
Переплёт бухгалтерских документов подразумевает защиту от несанкционированного изменения третьими лицами или самими ответственными сотрудниками. Также удобнее управлять одним цельным «делом», чем массой неструктурированных документов.
Для менее важных документов переплет с твердыми картонными обложками имеет свои недостатки:
- порядка расположения документов изменить невозможно
- По сравнению со скоросшивателями или папками стоимость выше.
- Переплет требует временных затрат.
Всех этих минусов лишена брошюровка документов пружиной.
Используется для документов небольшого объема. Технология достаточно проста, поэтому и цена меньше, чем у жесткого переплета. Брошюровка документов выполняется на пластиковую или металлическую пружину. Брошюровка пружиной достаточно практична. И главное, делается очень оперативно.
Задавайте вопросы прямо сейчас.
